Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
• El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.
• El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.
• El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios.
• El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.
ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
1. EL TRABAJO POR COORDINACIONES Coordinación General. Técnica: Administrativa: Comercialización y Difusión: Operaciones: Información y Relaciones Públicas: Finanzas: Soporte:
2. COORDINACIÓN GENERAL: es la responsable de que se cumplan los objetivos y metas así como de administrar y ejecutar el evento. La función del coordinador general es dirigir y supervisar que los coordinadores de área y su grupo cumplan con las obligaciones. El coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qué, cuándo, cómo, por qué y dónde, sobre cualquier detalle relacionado al evento.
3. TÉCNICA Proponer el tema general del evento. Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para de ponencias. Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
Proporcionar información técnica a los participantes. Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las ponencias por temas y mesas de trabajo. Organizar las mesas de trabajo. Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo.
4. ADMINISTRATIVA Determinar e implantar los procedimientos necesarios. Coordinar la obtención de los permisos y licencias. Elaborar el programa general de actividades. Elaborar el programa de actividades de los acompañantes. Elaborar la convocatoria para seleccionar y contratar sede. Coordinar la selección y contratación de la sede. Coordinar la selección y contratación del personal necesario. Coordinar el sistema de hospedaje. Coordinar el sistema de registros. Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte. Coordinar el sistema de alimentación. Coordinar la selección de menús. Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc. Coordinar la contratación de sistemas de financiación.
5. COMERCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promoción, publicidad y difusión del evento. Coordinar la integración de las fuerzas de ventas. Definir el costo de participación del evento. Elaborar la carpeta promocional. Definir los medios de comunicación a utilizar. Organizar y manejar las conferencias de prensa. Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio, anuncios gráficos y comerciales de TV. Programar las entrevistas para radio y televisión. Realizar el seguimiento de la difusión del evento.
6. OPERACIONES Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para la operación. Coordinar la obtención y funcionamiento del equipo necesario. Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo. Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales en general. Supervisar, coordinar y definir la ubicación de módulos y señalización. Coordinar la rotulación y distribución de los documentos en general. Concertar, proporcionar, y controlar los servicios de carácter general.
Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles sede de actividades. Distribuir materiales. Supervisar el montaje. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico. Coordinar la seguridad. Coordinar la organización y realización de los simulacros. Coordinar el centro de operaciones.
7. INFORMACIÓN Y RRPP. Coordinar la invitación a los diferentes participantes. Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades. Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos. Coordinar el servicio de edecanes/asistentes. Coordinar la ubicación física de las promotoras durante las diferentes actividades. Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de comunicación. Entregar a los medios de comunicación información sobre el evento. Supervisar los servicios que se proporcionan en la sala de prensa. Elaborar la memoria del evento.
8. FINANZAS Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general. Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas. Elaborar y controlar el flujo de dinero. Elaborar el presupuesto para montar e evento. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores.
Controlar los recursos financieros. Solicitar apoyos financieros. Elaborar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto de un evento. Presentar el informe financiero.
9. SOPORTE. INTERVIENE EN: Trabajo sobre variables de servicios y prestigio integral del evento. Lugar y sede. Programa de trabajo. Personal. Presupuesto. Características de los módulos. Pabellones. Inventaros. Mobiliarios. Software. Políticas de trabajo. Cierre del evento.
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