Actividad No. 1 (EVENTOS)

Un evento es una actividad especial que se realiza en cualquier espacio ya sea, campo, en una ciudad entre otras, para celebrar un acontecimiento que implica planear, organizar, controlar y por ultimo dirigir.

Entre los eventos más usuales son cumpleaños, bautismo, casamiento, aniversario. Estas actividades se realiza con un objetivo de terminado de una compañía o de una organización para un beneficio de la población, también nos ayuda a tener una convivencia, un a comunicación, de conocer estrategias o planes que tienen hacia futuro. 

Definimos un evento como “Un proceso diseñado y llevado a cabo para proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen.” Eso significa que:

1.     Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final.

2.     Se hace con un propósito

3.     Su realización tiene un costo.

4.     Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo.

Como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:

1.         Tiempo

2.         Espacio

3.         Personas

4.         Materiales

5.         Dinero

Son esas cinco variables las que el organizador (diseñador, asesor) debe administrar para incrementar la probabilidad de éxito, es decir, la calidad de la experiencia que tendrán las personas que participan en el evento.

Lo más importante de todo el proceso es llenar las expectativas de las personas que en él participan, los diferentes “públicos”:

1.     El “Dueño” del evento, aquella persona u organización que ha generado la idea, que decide su realización y genera el trabajo.

2.     Los asistentes, aquellas personas que –sin ser un público pasivo- reciben el beneficio que el dueño espera del evento.

3.     Los proveedores de productos y servicios relacionados, sin los cuales no podría completarse el objetivo que el dueño persigue al organizar el evento, y

4.     El Organizador, aquella persona -o grupo de personas-que hace posible que todos los factores se reúnan en un todo armónico para alcanzar el objetivo.

Los eventos no son nada nuevo. A través de los siglos, las personas se han estado reuniendo para muchos propósitos.

Aún antes de los tiempos de Platón y Aristóteles, las personas se han reunido para transmitir y compartir conocimientos.

Se reunían los Romanos en el Coliseo (algunos de los asistentes no tenían una experiencia placentera) Ha habido (y la tendencia es que seguirá habiendo) reuniones artísticas, políticas, religiosas, sociales de negocios y muchas más

Y todo eso continúa en nuestros días.

La industria de organización de eventos representa un movimiento económico de más de cien mil millones de dólares por año en todo el mundo, de acuerdo con el “Institute of Meeting Profesional”, de los Estados Unidos.  Es una “industria” muy lucrativa.

Los ofrecimientos para la realización de reuniones empresariales y sociales son mayores cada día de parte de entidades privadas (como cadenas de hoteles, restaurantes y lugares especiales al efecto) o públicas (como muchas Secretarías de Turismo de casi todos los países del mundo)

Las reuniones, grandes o pequeñas, pueden tomar muchos meses de preparación o pueden ser convocados en un abrir y cerrar de ojos.

De importancia clave en el proceso es la persona que lo planifica, basado en los requerimientos de la persona que lo organiza y los otros públicos que se tienen.

CLASIFICACION

Debido al gran número de tipos de eventos que se pueden dar, es a veces importante clasificarlos. Una clasificación es: Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial)

2. Eventos informativos (ruedas de prensa.)

3. Eventos de intercambio de experiencias
3.1. Congresos
3.2. Jornadas
3.3. Encuentros
3.4. Simposio
4. Eventos formativos-didácticos 
4.1. Seminarios
4.2. Conferencias
4.3. Mesas redondas
4.4. Foro/Coloquio
4.5. Charlas
5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales
5.1. Cócteles y recepciones 
6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o específicas)

7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociación, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisión, ...)

Por el número de participantes	Por el lugar	Por el propio sitio	Por la actividad	Por la participación
Reuniones	Al aire libre	Privada	Cultural	Gratuita
			Deportiva
Congresos	Bajo Techo	Comercial	Social	Paga
			Política
Convenciones			Beneficencia
			Informativa

Lo importante para asegurar el éxito no es dónde y cómo se clasifica sino: Lo que los “públicos” desean obtener de la realización del evento.

1.     En primer lugar, los dueños. Aquellas personas que convocan el evento, ya sea que lo financien en su totalidad o no.

2.     En segundo lugar, los participantes. Aquellas personas que son convocadas y que asistirán ya sea pagando o no.

3.     En tercer lugar, Los proveedores de los diversos servicios.

 Planeación de un Evento
En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar

· Pre - Evento 
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

· Durante el Evento 
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.

Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

Post Evento
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.

CONFERENCIA: Es un "discurso" cuando expones los resultados de tus reflexiones ante una o más personas, porque se limitan a escucharte y a usar su inteligencia para discernir lo que dices. Pero cuando implica dialogar con tus oyentes se convierte en una "conferencia", porque "conferencia" significa básicamente conversar y ese es el sentido principal que le damos


VIDEOCONFERENCIA: Al sistema que nos permite llevar a cabo el encuentro de varias personas ubicadas en sitios distantes, y establecer una conversación como lo harían si todas se encontraran reunidas en una sala de juntas se le llama sistema de "videoconferencia".

JUNTA DIRECTIVA: Una junta directiva es un grupo de gente que pertenecen a una empresa, o a una institución, y son los que dirigen la misma, esta formada por presidente, vice presidente, tesorero, secretario, secretario de actas, vocales titulares y vocales suplentes.

FORO: El foro exclusivo donde se coloca información, y donde se participa en los eventos

DEBATE: Un debate es una técnica, tradicionalmente de comunicación oral, donde se expone un tema y una problemática. Hay integrantes, un moderador, un secretario y un público que participa

MESA REDONDA: Es una reunión de personas versadas en determinado tema cuyo fin es el de confrontar las opiniones que posean sobre dicho tema

SEMINARIOS: Un seminario es una reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica cuyo objetivo es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas.