ACTIVIDAD No. 7

Planeación administrativa

ACTIVIDAD No. 6

Aspectos de la planificación de eventos:

Hasta no hace mucho, los eventos empresariales en general, se caracterizaban por su falta de imaginación, y lo acartonado y previsible del ambiente.

Sin importar el número de participantes, la planificación de eventos es una tarea ardua, del éxito de la misma, depende el éxito del organizador y del patrocinador del evento.

Hay algunas consideraciones previas que deben tomarse en cuenta antes de emprender la planificación de eventos:

• La necesidad de organizarlo: el evento debe ser la manera más rápida, fácil y barata de transmitir al público el mensaje, y que éste, resulte lo más eficiente y personal que sea posible. La planificación de eventos no es el único medio de personalizar el mensaje, hay otras formas más sencillas y económicas, como la entrega a los interesados, de un folleto o informe promocional; o los medios de comunicación masiva.

• Planificación y organización: es el primer paso en todo evento, y lo que debe definirse primero es quién se encarga de la organización, una sola persona, un comité de planificación, una agencia de organización. El tiempo, es otro recurso que debe planificarse con sumo cuidado, pues el evento debe estar listo para la fecha prevista.

Un evento suspendido, corre el riesgo de fracasar. El personal técnico que se encargará del acondicionamiento del local, los proveedores, el catering, la animación y/o actividades, todo es parte de la planificación de eventos, y debe formar parte de un cronograma cuidadoso. El tema del presupuesto es bastante complicado y depende de la clase de fondos con que se cuente, y de la clase de evento que se desea organizar. Es conveniente solicitar varios presupuestos, para elegir el más conveniente.

• Tipo de evento: es imprescindible definir qué tipo de evento queremos, antes de continuar con la organización. Existen variadas propuestas posibles, debemos elegir la que sea más conveniente para el mensaje que deseamos transmitir al público, y el que coincida con nuestro presupuesto.

• Asistencia prevista: es una de las cuestiones que debe determinarse luego de elegir el tipo de evento que se realizará. Además del público destinatario del evento, podemos considerar la invitación de los medios de prensa, de invitados especiales (conferencistas, personalidades famosas, etc.), cónyuges. También es necesario tener en cuenta la asistencia de público con minusvalías, para contemplar los accesos, ubicaciones especiales en la planificación de eventos.

• El lugar de realización del evento, es una de las claves del éxito de estos emprendimientos. El sitio debe ser cómodo, adecuarse al tipo de evento, y de preferencia, que sea del gusto del público invitado. Los lugares innovadores están de moda, pero concierta mesura. De ser posible, el sitio debe ser de fácil acceso, para evitar las complicaciones, que pueden atentar contra la concurrencia exitosa. Hay ciertos lugares alternativos que son cada vez más solicitados, como museos, edificios históricos, jardines botánicos, teatros, haciendas, yates, etc.

ACTIVIDAD No. 4 (Comités de organización de eventos)

Comités de organización de eventos

 

Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.

• El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.

• El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.

• El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios.

• El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. EL TRABAJO POR COORDINACIONES Coordinación General. Técnica: Administrativa: Comercialización y Difusión: Operaciones: Información y Relaciones Públicas: Finanzas: Soporte:

2.    COORDINACIÓN GENERAL: es la responsable de que se cumplan los objetivos y metas así como de administrar y ejecutar el evento. La función del coordinador general es dirigir y supervisar que los coordinadores de área y su grupo cumplan con las obligaciones. El coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qué, cuándo, cómo, por qué y dónde, sobre cualquier detalle relacionado al evento.

3.  TÉCNICA Proponer el tema general del evento. Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para de ponencias. Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo.

Proporcionar información técnica a los participantes. Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las ponencias por temas y mesas de trabajo. Organizar las mesas de trabajo. Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo.

4.  ADMINISTRATIVA Determinar e implantar los procedimientos necesarios. Coordinar la obtención de los permisos y licencias. Elaborar el programa general de actividades. Elaborar el programa de actividades de los acompañantes. Elaborar la convocatoria para seleccionar y contratar sede. Coordinar la selección y contratación de la sede. Coordinar la selección y contratación del personal necesario. Coordinar el sistema de hospedaje. Coordinar el sistema de registros. Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte. Coordinar el sistema de alimentación. Coordinar la selección de menús. Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc. Coordinar la contratación de sistemas de financiación.

5.    COMERCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promoción, publicidad y difusión del evento. Coordinar la integración de las fuerzas de ventas. Definir el costo de participación del evento. Elaborar la carpeta promocional. Definir los medios de comunicación a utilizar. Organizar y manejar las conferencias de prensa. Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio, anuncios gráficos y comerciales de TV. Programar las entrevistas para radio y televisión. Realizar el seguimiento de la difusión del evento.

6.    OPERACIONES Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para la operación. Coordinar la obtención y funcionamiento del equipo necesario. Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo. Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales en general. Supervisar, coordinar y definir la ubicación de módulos y señalización. Coordinar la rotulación y distribución de los documentos en general. Concertar, proporcionar, y controlar los servicios de carácter general.

Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles sede de actividades. Distribuir materiales. Supervisar el montaje. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico. Coordinar la seguridad. Coordinar la organización y realización de los simulacros. Coordinar el centro de operaciones.

7.    INFORMACIÓN Y RRPP. Coordinar la invitación a los diferentes participantes. Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades. Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos. Coordinar el servicio de edecanes/asistentes. Coordinar la ubicación física de las promotoras durante las diferentes actividades. Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de comunicación. Entregar a los medios de comunicación información sobre el evento. Supervisar los servicios que se proporcionan en la sala de prensa. Elaborar la memoria del evento.

8.  FINANZAS Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general. Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas. Elaborar y controlar el flujo de dinero. Elaborar el presupuesto para montar e evento. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores.

Controlar los recursos financieros. Solicitar apoyos financieros. Elaborar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto de un evento. Presentar el informe financiero.

9.  SOPORTE. INTERVIENE EN: Trabajo sobre variables de servicios y prestigio integral del evento. Lugar y sede. Programa de trabajo. Personal. Presupuesto. Características de los módulos. Pabellones. Inventaros. Mobiliarios. Software. Políticas de trabajo. Cierre del evento.

ACTIVIDAD No. 2 (ORGANIZADOR DE EVENTOS)

Balancear todos los intereses es de importancia vital para el Organizador.

EL ORGANIZADOR

Pensamos que la figura principal en todo evento es aquel sobre la que recae la obligación de “entregar” esa experiencia placentera que el Dueño del evento desea para él y los participantes.

El Organizador tiene sobre sus espaldas el 100% de la responsabilidad en el éxito del evento. A veces no cuenta con el 100% de la autoridad y –generalmente- carga con la totalidad de la culpa en el fracaso.

Para poder descargar bien su trabajo debe conocer, entre otras áreas:

–Planeación, Administración, Logística, Manejo seguro de los alimentos, Presupuestarían, Relaciones Públicas, Negociación, Legales

 La experiencia en haber organizado eventos de una naturaleza similar al que se le encarga es de gran valor, pero consideramos que no substituye a una mente clara, organizada y –sobre todo- con la actitud de satisfacer plenamente a sus Públicos.

PASOS EN LA ORGANIZACIÓN

1.    1. planeación

2.    2. revisión preliminar de parte del (o los) dueños.

3.    3. Implementación

Nosotros consideramos que este paso es de vital importancia, ya que acá se colocan muchas de las condiciones que van a determinar la calidad de la experiencia para todos.

La forma que consideramos la más adecuada es planificar “hacia atrás”, tomando en cuenta la fecha de “entrega” y preguntarnos:

¿Qué se necesita haber realizado para que el evento se cumpla en forma satisfactoria? Por ejemplo, al planificar una presentación, es indispensable que:

1.     Se haya convocado a los participantes.

2.     Se haya contratado el local.

3.     Se hayan preparado los materiales.

4.     Se cuente con café agua, etc.

A su vez, contratar el local significa hacer reservaciones, colocar un depósito (eso significa contar con el dinero), hacer un contrato que indique qué hacer en caso que el evento se cancele, las condiciones que se consideran de “fuerza mayor”, y muchísimas variables más.

Mientras mayor control tengamos sobre esas variables, mayor será la probabilidad de éxito.

El organizador deberá realizar un “levantamiento” de necesidades con el “dueño” del evento a efecto de determinar:

1. El objetivo del “dueño” de evento (qué se desea lograr con su realización)

2. La fecha de realización (inicio, duración)

3. Un estimado “grosso modo” de las actividades a realizar durante el evento.

4. La fecha de hoy.

5. El presupuesto (si hay)

Con esas variables, el Organizador podrá comenzar su trabajo de añadir los detalles.

 Los objetivos pueden ser tan variados como dueños existan. Algunos de ellos son:

• Capacitar, Informar ,Educar, Explorar conceptos, Presentar alguien a otra persona ,Tomar una decisión ,Motivar,  Desarrollo, Enseña Ayudar, Mejorar Resolver problemas, Aprender a generar ganancias

Conocer el objetivo del dueño del evento ayudará al organizador a ofrecerle las alternativas que harán que su evento se desarrolle no sólo más eficientemente sino hasta puede ayudar a controlar los costos.

A excepción de la actividad que da inicio al evento y la actividad que lo cierra, cada actividad dentro del proceso tiene una actividad que la sigue (llamada consecuente) y una que debe terminarse antes para que la actividad se pueda realizar, llamada “precedente”

La planeación consiste en la preparación de un listado de actividades, cada una con su precedente y su consecuente, a la que se ha asignado un costo de realización y un tiempo para llevarla a cabo.

En la gran mayoría de los eventos se tiene actividades que pueden hacerse independientemente unas de las otras. Si una se retrasa (sin exceder un tiempo determinado que se llama holgura), el evento puede aún terminarse en el momento preestablecido.

Existen otras cuyo retraso afecta no sólo la actividad consecuente sino la terminación total del proyecto. Estas son actividades que no tienen “holgura” y representan actividades “críticas”

En el 99,99% de los casos, las cosas no salen como nosotros lo planeamos, sea porque el ambiente cambia, porque el dueño añade (o quita) condiciones, porque algún proveedor se retrasa y se hace necesario modificar el diagrama.

Es allí donde se hace necesario contar con una forma de realizar los cambios en forma fácil para que mantengamos el control sobre la ejecución del evento.

Actividad No. 1 (EVENTOS)

Un evento es una actividad especial que se realiza en cualquier espacio ya sea, campo, en una ciudad entre otras, para celebrar un acontecimiento que implica planear, organizar, controlar y por ultimo dirigir.

Entre los eventos más usuales son cumpleaños, bautismo, casamiento, aniversario. Estas actividades se realiza con un objetivo de terminado de una compañía o de una organización para un beneficio de la población, también nos ayuda a tener una convivencia, un a comunicación, de conocer estrategias o planes que tienen hacia futuro. 

Definimos un evento como “Un proceso diseñado y llevado a cabo para proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen.” Eso significa que:

1.     Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final.

2.     Se hace con un propósito

3.     Su realización tiene un costo.

4.     Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo.

Como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:

1.         Tiempo

2.         Espacio

3.         Personas

4.         Materiales

5.         Dinero

Son esas cinco variables las que el organizador (diseñador, asesor) debe administrar para incrementar la probabilidad de éxito, es decir, la calidad de la experiencia que tendrán las personas que participan en el evento.

Lo más importante de todo el proceso es llenar las expectativas de las personas que en él participan, los diferentes “públicos”:

1.     El “Dueño” del evento, aquella persona u organización que ha generado la idea, que decide su realización y genera el trabajo.

2.     Los asistentes, aquellas personas que –sin ser un público pasivo- reciben el beneficio que el dueño espera del evento.

3.     Los proveedores de productos y servicios relacionados, sin los cuales no podría completarse el objetivo que el dueño persigue al organizar el evento, y

4.     El Organizador, aquella persona -o grupo de personas-que hace posible que todos los factores se reúnan en un todo armónico para alcanzar el objetivo.

Los eventos no son nada nuevo. A través de los siglos, las personas se han estado reuniendo para muchos propósitos.

Aún antes de los tiempos de Platón y Aristóteles, las personas se han reunido para transmitir y compartir conocimientos.

Se reunían los Romanos en el Coliseo (algunos de los asistentes no tenían una experiencia placentera) Ha habido (y la tendencia es que seguirá habiendo) reuniones artísticas, políticas, religiosas, sociales de negocios y muchas más

Y todo eso continúa en nuestros días.

La industria de organización de eventos representa un movimiento económico de más de cien mil millones de dólares por año en todo el mundo, de acuerdo con el “Institute of Meeting Profesional”, de los Estados Unidos.  Es una “industria” muy lucrativa.

Los ofrecimientos para la realización de reuniones empresariales y sociales son mayores cada día de parte de entidades privadas (como cadenas de hoteles, restaurantes y lugares especiales al efecto) o públicas (como muchas Secretarías de Turismo de casi todos los países del mundo)

Las reuniones, grandes o pequeñas, pueden tomar muchos meses de preparación o pueden ser convocados en un abrir y cerrar de ojos.

De importancia clave en el proceso es la persona que lo planifica, basado en los requerimientos de la persona que lo organiza y los otros públicos que se tienen.

CLASIFICACION

Debido al gran número de tipos de eventos que se pueden dar, es a veces importante clasificarlos. Una clasificación es: Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial)

2. Eventos informativos (ruedas de prensa.)

3. Eventos de intercambio de experiencias
3.1. Congresos
3.2. Jornadas
3.3. Encuentros
3.4. Simposio
4. Eventos formativos-didácticos 
4.1. Seminarios
4.2. Conferencias
4.3. Mesas redondas
4.4. Foro/Coloquio
4.5. Charlas
5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales
5.1. Cócteles y recepciones 
6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o específicas)

7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociación, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisión, ...)

Por el número de participantes	Por el lugar	Por el propio sitio	Por la actividad	Por la participación
Reuniones	Al aire libre	Privada	Cultural	Gratuita
			Deportiva
Congresos	Bajo Techo	Comercial	Social	Paga
			Política
Convenciones			Beneficencia
			Informativa

Lo importante para asegurar el éxito no es dónde y cómo se clasifica sino: Lo que los “públicos” desean obtener de la realización del evento.

1.     En primer lugar, los dueños. Aquellas personas que convocan el evento, ya sea que lo financien en su totalidad o no.

2.     En segundo lugar, los participantes. Aquellas personas que son convocadas y que asistirán ya sea pagando o no.

3.     En tercer lugar, Los proveedores de los diversos servicios.

 Planeación de un Evento
En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar

· Pre - Evento 
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

· Durante el Evento 
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.

Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

Post Evento
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.

CONFERENCIA: Es un "discurso" cuando expones los resultados de tus reflexiones ante una o más personas, porque se limitan a escucharte y a usar su inteligencia para discernir lo que dices. Pero cuando implica dialogar con tus oyentes se convierte en una "conferencia", porque "conferencia" significa básicamente conversar y ese es el sentido principal que le damos


VIDEOCONFERENCIA: Al sistema que nos permite llevar a cabo el encuentro de varias personas ubicadas en sitios distantes, y establecer una conversación como lo harían si todas se encontraran reunidas en una sala de juntas se le llama sistema de "videoconferencia".

JUNTA DIRECTIVA: Una junta directiva es un grupo de gente que pertenecen a una empresa, o a una institución, y son los que dirigen la misma, esta formada por presidente, vice presidente, tesorero, secretario, secretario de actas, vocales titulares y vocales suplentes.

FORO: El foro exclusivo donde se coloca información, y donde se participa en los eventos

DEBATE: Un debate es una técnica, tradicionalmente de comunicación oral, donde se expone un tema y una problemática. Hay integrantes, un moderador, un secretario y un público que participa

MESA REDONDA: Es una reunión de personas versadas en determinado tema cuyo fin es el de confrontar las opiniones que posean sobre dicho tema

SEMINARIOS: Un seminario es una reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica cuyo objetivo es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas.