Balancear todos los intereses es de importancia vital para el Organizador.
EL ORGANIZADOR
Pensamos que la figura principal en todo evento es aquel sobre la que recae la obligación de “entregar” esa experiencia placentera que el Dueño del evento desea para él y los participantes.
El Organizador tiene sobre sus espaldas el 100% de la responsabilidad en el éxito del evento. A veces no cuenta con el 100% de la autoridad y –generalmente- carga con la totalidad de la culpa en el fracaso.
Para poder descargar bien su trabajo debe conocer, entre otras áreas:
–Planeación, Administración, Logística, Manejo seguro de los alimentos, Presupuestarían, Relaciones Públicas, Negociación, Legales
La experiencia en haber organizado eventos de una naturaleza similar al que se le encarga es de gran valor, pero consideramos que no substituye a una mente clara, organizada y –sobre todo- con la actitud de satisfacer plenamente a sus Públicos.
PASOS EN LA ORGANIZACIÓN
1. 1. planeación
2. 2. revisión preliminar de parte del (o los) dueños.
3. 3. Implementación
Nosotros consideramos que este paso es de vital importancia, ya que acá se colocan muchas de las condiciones que van a determinar la calidad de la experiencia para todos.
La forma que consideramos la más adecuada es planificar “hacia atrás”, tomando en cuenta la fecha de “entrega” y preguntarnos:
¿Qué se necesita haber realizado para que el evento se cumpla en forma satisfactoria? Por ejemplo, al planificar una presentación, es indispensable que:
1. Se haya convocado a los participantes.
2. Se haya contratado el local.
3. Se hayan preparado los materiales.
4. Se cuente con café agua, etc.
A su vez, contratar el local significa hacer reservaciones, colocar un depósito (eso significa contar con el dinero), hacer un contrato que indique qué hacer en caso que el evento se cancele, las condiciones que se consideran de “fuerza mayor”, y muchísimas variables más.
Mientras mayor control tengamos sobre esas variables, mayor será la probabilidad de éxito.
El organizador deberá realizar un “levantamiento” de necesidades con el “dueño” del evento a efecto de determinar:
1. El objetivo del “dueño” de evento (qué se desea lograr con su realización)
2. La fecha de realización (inicio, duración)
3. Un estimado “grosso modo” de las actividades a realizar durante el evento.
4. La fecha de hoy.
5. El presupuesto (si hay)
Con esas variables, el Organizador podrá comenzar su trabajo de añadir los detalles.
Los objetivos pueden ser tan variados como dueños existan. Algunos de ellos son:
• Capacitar, Informar ,Educar, Explorar conceptos, Presentar alguien a otra persona ,Tomar una decisión ,Motivar, Desarrollo, Enseña Ayudar, Mejorar Resolver problemas, Aprender a generar ganancias
Conocer el objetivo del dueño del evento ayudará al organizador a ofrecerle las alternativas que harán que su evento se desarrolle no sólo más eficientemente sino hasta puede ayudar a controlar los costos.
A excepción de la actividad que da inicio al evento y la actividad que lo cierra, cada actividad dentro del proceso tiene una actividad que la sigue (llamada consecuente) y una que debe terminarse antes para que la actividad se pueda realizar, llamada “precedente”
La planeación consiste en la preparación de un listado de actividades, cada una con su precedente y su consecuente, a la que se ha asignado un costo de realización y un tiempo para llevarla a cabo.
En la gran mayoría de los eventos se tiene actividades que pueden hacerse independientemente unas de las otras. Si una se retrasa (sin exceder un tiempo determinado que se llama holgura), el evento puede aún terminarse en el momento preestablecido.
Existen otras cuyo retraso afecta no sólo la actividad consecuente sino la terminación total del proyecto. Estas son actividades que no tienen “holgura” y representan actividades “críticas”
En el 99,99% de los casos, las cosas no salen como nosotros lo planeamos, sea porque el ambiente cambia, porque el dueño añade (o quita) condiciones, porque algún proveedor se retrasa y se hace necesario modificar el diagrama.
Es allí donde se hace necesario contar con una forma de realizar los cambios en forma fácil para que mantengamos el control sobre la ejecución del evento.
No hay comentarios:
Publicar un comentario